12 Schritte zum papierlosen Büro | Smallpdf (2024)

Der Begriff „papierloses Büro“ ist seit den Anfängen der elektronischen Dokumentenformate, genauer gesagt der PDFs, die Anfang der 1990er Jahre auf den Markt kamen, in Gebrauch. Das Ziel von Adobe war es damals, ein Dokumentenformat zu schaffen, das auf jedem Betriebssystem angezeigt werden kann und bei dem jedes ausgewählte Dokument immer ohne Komplikationen lokal ausgedruckt werden kann.

Heute, 30 Jahre später, ist das Portable Document Format seit weit über einem Jahrzehnt der technische Industriestandard. Wir lesen, drucken und bearbeiten PDFs täglich auf unseren Laptops, Tablets und Handys. Aber trotz dieser Entwicklungen, einer weltweiten Pandemie und einer Menge Lösungsansätzen ist das papierlose Büro immer noch mehr Mythos als Realität. Wenn der Aufschwung digitaler Dokumente etwas bewirkt hat, dann war es der Anstieg des weltweiten Papierverbrauchs, da er es erleichterte, Dokumente zu verbreiten und zu drucken.

Doch ob du es glaubst oder nicht, der Weg zum papierlosen Büro ist einfacher, als du denkst. Was früher eine teurer und zeitaufwändiger war, ist heute dank Hunderter von Unternehmen, die (sei es aus Initiative oder Notwendigkeit) alte Arbeitsweisen überdacht haben, eine echte Option, um Zeit und Geld zu sparen und der Umwelt zu helfen. Klingt verlockend, oder?

Alles beginnt mit einer erlernten Vorliebe für Papierdokumente. Alte Gewohnheiten lassen sich nur schwer ablegen, und Veränderungen müssen von innen kommen. Deshalb haben wir diese Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt, in der wir aufzeigen, wo und wie du mit der Automatisierung dieser veralteten Vorgänge beginnen kannst. Außerdem haben wir die Kosten für die Umstellung auf ein papierloses Büro ermittelt. Lies weiter, um die Ergebnisse zu sehen!

1. Unternehmenskultur – Erstelle einen Plan

Veränderung kommt von innen, Punkt. Jeder Versuch, „die Art und Weise, wie wir arbeiten“ zu ändern, muss von innen heraus und von oben nach unten umgesetzt werden. Es gibt unzählige großartige Beispiele für gescheiterte Versuche, neue Geschäftsprozesse einzuführen oder auch nur eine neue Unternehmenskultur zu schaffen.

Die Umstellung auf papierloses Arbeiten mag nach einem verhältnismäßig geringen Aufwand klingen, aber wie bei jeder Aufgabe steckt einiges mehr dahinter. Sie erfordert eine sorgfältig durchdachte Planung und Umsetzung.

2. Schaffe ein Befähigungsteam

Je nach Größe deines Unternehmens brauchst du vielleicht ein Befähigungsteam oder einfach nur eine Befähigungsperson, die die Umstellung vorantreibt und für die internen Schulungen zuständig ist. Papierlos zu werden bedeutet, dass du mehrere Unternehmensprozesse digitalisieren und (halb)automatisieren musst. Und das bedeutet, dass du Leute brauchst, die mit gutem Beispiel vorangehen und jene Mitarbeiter schulen, die vielleicht nicht so technisch versiert sind.

Ein papierloser Arbeitsplatz erfordert ein gemeinsames Engagement aller Mitarbeiter für die Umstellung. Bevor du mit der Zeitersparnis beginnen kannst, musst du höchstwahrscheinlich einige Stunden in interne Schulungen investieren.

3. Gesetzliche Hürden – konform oder nicht?

Bevor du dich in die Digitalisierung von Dokumenten stürzt, solltest du unbedingt prüfen, ob es gesetzliche Vorschriften gibt, die verlangen, dass du gedruckte Kopien von Dokumenten mit einer „handschriftlichen Unterschrift“ für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrst.

Je nach Land (oder Ländern), in dem/denen du tätig bist, sind elektronische Unterschriften in den letzten Jahren genauso rechtsverbindlich geworden wie Originalunterschriften; aber es ist immer wichtig, dies vorher zu überprüfen.

4. Dokumentenmanagement-Software oder ein Enterprise Content Management

Einer der wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einem papierlosen Arbeitsplatz ist es, alle aktuellen Dokumente zu digitalisieren und in einem System zu speichern, das allen Mitarbeitern zur Verfügung steht. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, aber eine der ersten Fragen, die du dir stellen solltest, ist: Brauche ich ein DMS oder ein ECM?

Dokumentenmanagement-Software ist die einfachere Version, die nur das Erstellen, Teilen, Bearbeiten und Speichern von Dateien übernimmt.Enterprise Content Management hingegen umfasst eine größere Lösung, die alle Unternehmensinhalte abdeckt, einschließlich Dateien, Bilder, Webseiten, Aufzeichnungen und so weiter.Wenn du die richtige Option gefunden hast, ist die nächste wichtige Frage: Sollen wir in die Cloud gehen oder einen lokalen Server einrichten?Die beliebteste und agilste Option für KMU ist es, mit einem DMS in die Cloud zu gehen, weil es kostengünstig ist und keine Wartung erfordert. Upgrades und die Behebung von Problemen werden vom Cloud-Anbieter übernommen. Hier findest du eine Vergleichstabelle der besten Dokumentenmanagement-Software.

Oft wird die Suche nach einem DMS oder ECM und dessen vollständige Implementierung als kostspielige Aufgabe angesehen, die nicht nur einen erheblichen finanziellen, sondern auch einen zeitlichen Aufwand bedeutet. Außerdem wird diese Investition oft missverstanden, wenn sie sich nicht durch vielfältige Effizienzgewinne und sogar Kosteneinsparungen auszahlt, sobald alles in Betrieb genommen wird. Siehe hierzu unsere Kostenberechnungen am Ende dieses Artikels.Weitere Informationen über nützliche Software findest du in dem folgenden Artikel:

12 Schritte zum papierlosen Büro | Smallpdf (2024)

FAQs

Wie funktioniert ein papierloses Büro? ›

Das papierlose Büro zeichnet sich dadurch aus, dass auf Papierdokumente weitgehend verzichtet wird. Statt dessen wird überwiegend digital mit und an Dokumenten gearbeitet wird. Durch die Umstellung auf digitale Prozesse, lässt sich die Arbeit effizienter gestalten und zeitgleich Kosten einsparen.

Welches Programm für papierloses Büro? ›

Softwarelösungen für ein papierloses Büro 2024
  • Microsoft Office 365.
  • d. velop.
  • windream.
  • sevDesk.
  • lexoffice.
  • DocuWare.
  • towio.
Mar 26, 2024

Wie digitalisiere ich mein Büro? ›

Wichtig für eine unkomplizierte Verwaltung Ihres digitalen Büros ist ein gutes Dokumentenmanagementsystem (DMS). Beliebt sind cloud-basierte Systeme wie Dropbox, Google Drive oder Evernote, die es ermöglichen, auf die Dokumente von mehreren Geräten aus zuzugreifen.

Was ist ein papierloses Prozessmanagementsystem? ›

Papierlose Prozesse bestehen aus der Integration mehrerer Systeme und Anwendungen, die die Papiermenge erheblich reduzieren . Unabhängig von der Art des Geschäfts ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ein Muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wie kann man völlig auf Papier verzichten? ›

Sie können mit der Umstellung auf Papier beginnen, indem Sie die Technologie nutzen. Gewöhnen Sie sich neue gute Gewohnheiten an, indem Sie keine Dokumente ausdrucken und ein elektronisches Signaturtool wie Docusign eSignature verwenden, um Dokumente online unterzeichnen zu lassen . Beginnen Sie damit, Ihre Dokumente in der Cloud zu speichern, mit Microsoft OneDrive, Google Drive oder Dropbox.

Wie digitalisiert man Papierkram? ›

Erhalten Sie Zugriff auf einen Scanner .

Es kann Ihnen dabei helfen, qualitativ hochwertige Bilder auszurichten und zu erstellen. Mithilfe einer OCR-Software (optische Zeichenerkennung) kann es Text erkennen und in ein zugängliches elektronisches Format konvertieren. Eine dritte Möglichkeit besteht darin, die Dokumentenscandienste eines Unternehmens zu nutzen, das genau das tut.

Wie digitalisiert man Formulare? ›

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein elektronisches Formular zu erstellen. Sie können entweder ein vorhandenes Dokument scannen und es als PDF auf Ihren Computer hochladen oder mit Ihrem Mobilgerät ein Foto aufnehmen und es auf Ihren Computer hochladen. Um es in ein PDF zu konvertieren, benötigen Sie ein Konvertierungstool.

Wie digitalisiert man historische Dokumente? ›

Der Digitalisierungsprozess historischer Dokumente beginnt mit dem sorgfältigen Scannen jeder einzelnen Seite des Dokuments . Auflösung, Beleuchtung und Genauigkeit sind alles wichtige Faktoren für diesen Schritt. Großformatige Dokumente wie Karten und juristische Dokumente werden auf spezielle Flachbettscanner gelegt.

Warum im Büro auf Papier verzichten? ›

Durch den Verzicht auf Papier können Prozesse erheblich beschleunigt und Informationen leichter zugänglich gemacht werden, da schnellerer Abruf, Automatisierung von Aufgaben, verbesserte Zusammenarbeit, Fernzugriff und effizientere Dateneingabe möglich sind.

Was ist ein papierloses Ablagesystem? ›

Ein papierloses Büro (oder papierfreies Büro) ist eine Arbeitsumgebung, in der die Verwendung von Papier eliminiert oder stark reduziert wird . Dies geschieht durch die Konvertierung von Dokumenten und anderen Papieren in eine digitale Form, ein Prozess, der als Digitalisierung bezeichnet wird.

Wie spart man Papier im Büro? ›

Papier sparen im Büro leicht gemacht mit diesen Tipps
  1. Benutze die Duplex-Funktion als Standardeinstellung beim Drucken. ...
  2. Reduziere unnötige und vergessene Ausdrucke mit Pull Printing. ...
  3. Wirf altes Papier nicht einfach weg. ...
  4. Verwende Recyclingpapier. ...
  5. Ersetze Laser- durch Tintenstrahldrucker.

Was ist eine papierlose Police? ›

Papierlos bedeutet, dass für die meisten alltäglichen Geschäftsaktivitäten kein Papier mehr benötigt wird . Papierlos ist eine von mehreren „grünen“ Initiativen, die Unternehmen ergreifen, um ihre Auswirkungen auf die Umwelt zu reduzieren.

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Author: Van Hayes

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Name: Van Hayes

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Job: National Farming Director

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